Справочник селлера · Учёт и себестоимость
Как вести таблицу доходов и расходов в Excel: шаблон и правила
Для владельца малого бизнеса, который ведёт деньги в Excel. Какие колонки нужны, как завести статьи, как посчитать итог по месяцам — и бесплатный шаблон, который загружается в «Учёт».
Коротко
Таблица доходов и расходов — это список операций: одна строка — одна операция, шесть колонок — дата, счёт, сумма со знаком, статья, контрагент и заметка. Итог по месяцам считают формулы, а не руки.
Ниже — бесплатный шаблон Excel: лист для операций, пример, список статей и сводка по месяцам. Тот же файл загружается в «Учёт» без правок.
В статье 9 разделов
Доходы и расходы — шаблон.xlsx
Внутри: Операции · Пример · Статьи · Сводка · Как вести
Колонки таблицы и зачем каждая
Колонок ровно столько, сколько нужно, чтобы по строке потом можно было ответить: когда, откуда, сколько, за что, с кем и почему. Подписи — как в шаблоне.
Дата
- Что это
- День операции — когда деньги пришли или ушли.
- Как вписать
- 15.09.2026; время, если есть, не учитывается. Пустой дата не бывает.
Счёт
- Что это
- Где лежат деньги: расчётный счёт, касса, карта.
- Зачем
- Чтобы сверить таблицу с выпиской по каждому счёту отдельно.
Сумма
- Что это
- Поступление — плюс (просто число), списание — минус.
- Как вписать
- Только числом: 1200,50. Без знака рубля, минус — знаком перед числом, не скобками.
Статья
- Что это
- За что деньги: выручка, материалы, аренда, реклама.
- Как вписать
- Из выпадающего списка — его правят на листе «Статьи».
Контрагент
- Что это
- С кем операция: покупатель, поставщик, арендодатель.
- Когда пусто
- Можно не заполнять — например, у выручки из кассы.
Заметка
- Что это
- Что это было своими словами: «оплата заказа», «доставка заказов».
- Зачем
- Через полгода по заметке находят строку без раскопок.
Статьи доходов и расходов
Статья — это вопрос «за что». Список статей заводят один раз и дальше выбирают из него, а не пишут словами каждый раз: «реклама», «Реклама» и «рекламма» в сводке — три разные статьи.
- Статей столько, чтобы по ним можно было принять решение. Малому бизнесу обычно хватает десятка-полутора: выручка, материалы или закупка товара, логистика, аренда, зарплата, налоги и взносы, реклама, связь и сервисы, банк, прочее.
- Мелкие и редкие расходы объединяй в «Прочие расходы»; если «прочих» стало больше любой другой статьи — пора выделить из них новую.
- Перевод между своими счетами — не доход и не расход: деньги остались в деле. В таблицу доходов и расходов его не вносят, иначе он раздует и поступления, и списания.
В шаблоне на листе «Статьи» уже есть стартовый список — две статьи поступлений и одиннадцать списаний. Свои статьи дописывай туда же: они появятся в выпадающем списке и в сводке.
Остаток и прибыль по деньгам: формулы
Из таблицы операций получаются две главные цифры. Первая — сколько денег на конец периода:
- Остаток на началото, с чего начался период
- плюс Поступления суммы со знаком плюс за период
- минус Списания суммы со знаком минус за период
Вторая — сколько бизнес заработал за месяц по деньгам: разница между тем, что пришло, и тем, что ушло. В шаблоне это строка «Итого за месяц» на листе «Сводка».
- Поступления месяцастрока «Поступления»
- минус Списания месяцастрока «Списания»
Пример: месяц по трём строкам
Три строки — ровно те, что лежат на листе «Пример» шаблона. Октябрь по ним:
- Поступление 02.10.2026 · Выручка от продаж · Оплата заказа 86 300 ₽
- Списание 01.10.2026 · Материалы · Закупка материалов -12 400 ₽
- Списание 03.10.2026 · Логистика · Доставка заказов -1 950 ₽
Списания месяца — -14 350 ₽: -12 400 ₽ и -1 950 ₽. Итого за месяц: 86 300 ₽ − 14 350 ₽ = 71 950 ₽.
Сводка по месяцам формулами
Лист «Сводка» шаблона считает сам: колонки — месяцы года, сразу под ними — «Поступления», «Списания» и «Итого за месяц», ниже — статьи с листа «Статьи». Год — в клетке рядом с подписью «Год»: по умолчанию текущий, можно вписать любой.
- Итоги месяца считаются прямо по листу «Операции» по знаку суммы, а не сложением статей, и при прокрутке остаются на виду вместе со строкой месяцев.
- Сумма по статье за месяц — формула СУММЕСЛИМН (в английском Excel — SUMIFS) по листу «Операции»: статья совпала, дата — внутри месяца.
- Строка «Не попало в статьи» под статьями — разница между итогом и суммой статей: так видна операция с опечаткой в статье или без статьи, а не пропавшие деньги.
- Пустой шаблон показывает нули, а не ошибки: формулы готовы до первой строки.
Частые ошибки
Правила — те же, по которым таблицу читает «Импорт данных». Нарушенное правило ломает и сводку, и загрузку.
- Личные деньги и деньги бизнеса в одной таблице. Личные траты в таблицу бизнеса не пишутся — иначе прибыль врёт.
- Сумма текстом или со знаком рубля в клетке. Только числом: 1200,50.
- Минус скобками — (1200). Минус — знаком «−» перед числом.
- Пропущенная дата. Без даты строка не попадёт ни в один месяц сводки, а «Импорт данных» её не примет: дата — обязательная колонка.
- Пример на рабочем листе. Строки примера живут на отдельном листе; перенесённые на «Операции», они станут настоящими операциями.
Когда таблицы мало
Таблицы мало, когда счетов и операций становится много, а сводить их руками дольше, чем принимать по ним решения. Тот же файл загружается в «Учёт»: заголовки шаблона мастер «Импорта данных» узнаёт сам.
Загрузка шаблона в «Учёт»
- Учёт
- Импорт из Excel
- Операции
- Колонки
- Значения
- Предпросмотр
- Запись
На шаге «Значения» статью, счёт и контрагента из файла сопоставляешь с записями «Учёта»; «Предпросмотр» показывает каждую строку и причину отказа до записи. Записанный импорт можно отменить целиком в «Истории».
Как это видно в К.И.Р.А.
В «Учёте» строки таблицы становятся операциями журнала: раздел «Операции» показывает их со статьёй, счётом и контрагентом, а итоги выборки — поступления, списания и сальдо — считаются сами.
Файл шаблона загружается через «Импорт данных» без правок; у каждой загруженной строки видно происхождение «Импорт». «Учёт» и «Импорт данных» доступны на всех тарифах, включая пробный период.
Как вести учёт в К.И.Р.А.Частые вопросы
Как сделать таблицу доходов и расходов в Excel?
Одна строка — одна операция: дата, счёт, сумма со знаком, статья, контрагент, заметка. Проще взять готовый шаблон — колонки, список статей и сводка в нём уже есть. Колонки.
Какие статьи доходов и расходов нужны малому бизнесу?
Столько, чтобы по ним можно было принять решение: выручка, материалы или закупка товара, логистика, аренда, зарплата, налоги, реклама, прочее. Мелкие расходы объединяй. Статьи.
Как посчитать прибыль по таблице за месяц?
Прибыль по деньгам за месяц — поступления месяца минус списания месяца. В шаблоне это строка «Итого за месяц» на листе «Сводка». Формулы.
Чем таблица доходов и расходов отличается от таблицы движения денежных средств?
Таблица, которую ведут по датам поступлений и списаний, и есть учёт движения денег. Отчёт о доходах и расходах по начислению — другой взгляд на те же операции: об этом в статье об управленческом учёте.
Можно ли загрузить таблицу в К.И.Р.А.?
Да: шаблон загружается в «Учёт» через «Импорт данных» без правок — колонки мастер узнаёт сам, статью и счёт сопоставляешь на шаге «Значения». Как загрузить.